Controle o seu tempo ou ele controla você

É muito comum usarmos aquela famosa frase: “Tô sem tempo!”, ou ainda, “Tá muito corrido!”. Parece familiar, não é?!
De alguma forma você escutou algum tipo de frase que remete à falta de tempo sempre associada a um suspiro de cansaço ou stress. A vida moderna realmente pode ser muito movimentada e por isso muitas vezes ficamos com aquele sentimento de que o dia se foi e você não fez nada.

É com certeza uma das piores sensações que podemos ter.

Mas existem algumas técnicas que podem ser facilmente implantadas e utilizadas no cotidiano. A gente vai te mostrar algumas que você pode utilizar no seu Box e aumentar sua produtividade diária, só que antes devemos entender algumas coisas.

Vamo nessa!?

O que te faz perder tempo?

Antes de mais nada, faça essa pergunta agora para si mesmo:

“O que desperdiça o meu tempo?”

Para podermos resolver um problema, é necessário identificarmos e analisarmos a sua fonte. Essa pergunta traz uma reflexão sobre sua rotina e assim é possível entender onde seu tempo é investido e se esse tipo de ação pode estar prejudicando sua produtividade.

Procure se questionar sobre suas ações e se o tempo investido realmente é necessário, e caso você perceba que o tempo está sendo desperdiçado, refaça sua rotina e procure realizar as tarefas em questão de maneira simplificada. Isso faz com que a produtividade aumente.

COMO MELHORAR A GESTÃO DO SEU TEMPO

Um Box traz muitas responsabilidades e tarefas que devem ser executadas constantemente. Como diretor(a), você precisa ser extremamente eficiente em tomadas de decisão, e para isso existem algumas ferramentas que podem te auxiliar. Se liga!

GTD (Getting Things Done)

O GTD que em tradução livre significa “Fazer as coisas acontecerem”, é uma técnica criada por David Allen, um norte-americano que achava as metodologias de produtividade complexas e falhas. David queria algo mais simples e que pudesse ser realizado de maneira mais rápida, então ao longo dos anos, com o acúmulo de várias técnicas e aprendizados sobre produtividade, ele publicou o livro que deu base à sua metodologia: “Getting Things Done”.

A metodologia GTD parte do princípio de que obter a tranquilidade a partir do controle sobre as coisas, traz melhores resultados e um aumento na sua produtividade.

A partir disso, a aplicação dessa metodologia se dá em 5 passos:

Capture: Faça a coleta de tudo que merece sua atenção dentro do Box. Por exemplo: pense em todas as atividades que precisam de uma ação, atividades que sem sua ação vão ficar paradas. Em seguida, crie uma lista com essas tarefas (pode ser em um computador, smartphone ou em uma agenda de papel).

Esclareça: com todas as tarefas listadas, faça uma análise bem profunda sobre cada item coletado. Agora é o momento de definir se as tarefas precisam realmente de sua atenção ou se elas podem ser delegadas para algum outro colaborador.

Organize: depois de filtrar as atividades que realmente precisam de sua ação, faça a organização das mesmas de acordo com a prioridade e crie rotinas para essas atividades. Por exemplo: monitorar o time de vendas do Box uma vez por semana ou a cada 15 dias.

Reflita: depois de montar a sua lista com as prioridades, os responsáveis e as ações que serão tomadas, faça uma reflexão para garantir que nenhuma atividade está sendo esquecida.

Engaje: agora é hora de colocar a mão na massa! Esse é o momento de partir para cima e executar de fato suas atividades.

É importante fazer análises regulares sobre o seu desempenho, pelo menos uma vez por semana ou a cada dez dias. Quem define é você! O importante é que elas sejam feitas para que você possa sempre otimizar sua produtividade e ser cada vez mais eficiente.

Esse método exige tempo e foco para ser aperfeiçoado. Mas não pense que ele vai complicar sua vida. A parte mais legal dessa metodologia é que ela é versátil! Se você é uma pessoa extremamente organizada e detalhista o método pode ser usado, porém, realmente exige mais tempo para ser aperfeiçoado. Agora se você é uma pessoa que gosta de organização, mas prefere simplicidade, o método também se adequa ao seu estilo e pode se tornar algo muito simples, tudo depende do seu perfil e aqui não existe certo ou errado, apenas o que é melhor para você.

MÉTODO KANBAN

Nos anos 50, a Toyota estava à beira da falência e enfrentava dificuldades com a falta de recursos e a necessidade de se modernizar para acompanhar o mercado. Então, o engenheiro chinês Taiichi Ohno criou o Kanban, que nasceu a partir do processo inspirado no funcionamento dos supermercados americanos ao repor mercadorias nas prateleiras a partir do momento em que elas eram vendidas.

Mas qual o significado da palavra Kanban?

A palavra é de origem japonesa e significa “cartão”. Na década de 50, quando foi criado e implementado pela primeira vez na Toyota, a metodologia fazia o uso de cartões (os tão conhecidos post-its) para indicar e acompanhar visualmente, os processos em andamento de forma simples e barata.

Utilizando o Kanban no seu Box!

O método é simples. Imagine um quadro dividido em três partes: a primeira marcada com PARA FAZER, a segunda coluna identificada como EM EXECUÇÃO, e a última determina o status FINALIZADO.

Daí em diante utilizamos os posts its, para mostrar as tarefas em questão. Conforme as tarefas são executadas, colocamos os posts its de acordo com o seus status, dessa forma todos conseguem visualizar de maneira rápida o que está sendo feito e o seu status.

O trabalho é realmente visto!

A ciência comprova que a capacidade que temos de processar informações visuais, é extremamente maior do que processar informações textuais. Por isso até hoje muitas empresas de diversos tamanhos utilizam o Kanban para organizar o trabalho em equipe, e isso vale para o seu Box também.

A TECNOLOGIA A FAVOR DA PRODUTIVIDADE

Não pense que o seu celular serve apenas para Instagram, Facebook ou para pagar boletos. A tecnologia presente nesses dispositivos pode te ajudar e muito a ser um gestor mais produtivo. Para o método GTD que mostramos anteriormente, você pode utilizar o Google Keep para organizar suas tarefas. É um aplicativo muito simples e prático e ainda é possível utilizar em vários dispositivos (desktops, tablets e celulares).

Já para o método Kanban temos o Trello, uma ferramenta intuitiva e que permite organizar de maneira bem ampla as várias áreas do seu Box. Por exemplo você pode ter um quadro para organizar as ações com o seu time de marketing, outro para o time de vendas e etc.

O fato é: para controlar o seu tempo de uma maneira mais eficiente é imprescindível que se organize e siga sempre uma linha de execução, ou seja, evitar distrações ou negligenciar algumas ações podem fazer com que o seu tempo em algum momento seja insuficiente.